MENTARI NEWS– Pernah diminta dokumen yang sudah dilegalisasi saat melamar kerja, mendaftar sekolah, atau mengurus visa? Banyak orang mendengar istilah legalisasi, tapi belum tentu paham betul apa artinya dan bagaimana cara mengurusnya. Padahal, legalisasi adalah proses penting agar suatu dokumen diakui keasliannya secara hukum.
Tak sedikit orang terjebak antre berjam-jam atau bolak-balik instansi karena tidak tahu alurnya. Agar proses lebih cepat dan tanpa stres, berikut panduan praktisnya.
Apa itu legalisasi dokumen?
Legalisasi adalah proses pengesahan atau pengakuan atas keabsahan tanda tangan pejabat atau cap/stempel pada suatu dokumen oleh instansi yang berwenang. Proses ini membuktikan bahwa dokumen tersebut benar dan sah digunakan untuk keperluan resmi, baik di dalam negeri maupun luar negeri.
Jenis dokumen yang sering dilegalisasi:
Ijazah dan transkrip nilai
Akta kelahiran dan kartu keluarga
Surat keterangan kerja
Dokumen perusahaan
Akta notaris
Dokumen untuk keperluan visa atau beasiswa
Langkah-langkah mengurus legalisasi dokumen
1. Siapkan dokumen asli dan fotokopi
Pastikan dokumen dalam kondisi baik dan lengkap. Untuk beberapa jenis dokumen, Anda mungkin juga perlu menunjukkan dokumen pendukung lain.
2. Legalisasi di instansi penerbit
Langkah awal biasanya dilakukan di instansi yang menerbitkan dokumen tersebut. Misalnya, untuk ijazah, legalisasi dilakukan di sekolah, kampus, atau dinas pendidikan setempat.
3. Legalisasi di Kementerian atau lembaga terkait
Jika dokumen akan digunakan di luar negeri, biasanya perlu dilegalisasi lagi di kementerian. Contoh:
Kementerian Hukum dan HAM untuk dokumen hukum
Kementerian Luar Negeri untuk pengesahan dokumen luar negeri
Kementerian Pendidikan untuk ijazah luar negeri
Kemenag untuk dokumen agama
4. Pengesahan di Kedutaan atau Konsulat negara tujuan
Setelah disahkan oleh kementerian, langkah terakhir adalah legalisasi oleh Kedutaan Besar atau Konsulat negara tujuan. Ini membuktikan bahwa dokumen tersebut sah digunakan di negara tersebut.
5. Gunakan layanan online jika tersedia
Beberapa instansi kini menyediakan layanan legalisasi online, seperti di laman Kemenlu dan Kemdikbud. Proses jadi lebih mudah tanpa antre fisik.
Berapa lama waktu prosesnya?
Tergantung jenis dan jumlah dokumen. Jika semua lengkap, proses legalisasi di satu instansi bisa memakan waktu 1–3 hari kerja. Namun jika harus lintas kementerian dan kedutaan, bisa mencapai 7–14 hari.
Tips agar proses legalisasi lancar:
Cek persyaratan tiap instansi secara detail sebelum datang
Gunakan map khusus dan beri label dokumen
Fotokopi dokumen lebih dari satu lembar sebagai cadangan
Simpan bukti legalisasi dan tanda terima dengan baik
Jangan menunggu hingga mendesak—urus sejak awal
Legalisasi mungkin terdengar seperti proses birokratis yang merepotkan, tapi di balik itu ada perlindungan hukum atas keabsahan dokumen Anda. Dengan dokumen yang sudah dilegalisasi, semua urusan administrasi jadi lebih mudah—baik untuk kuliah, bekerja, atau ke luar negeri.***
